Produktet er ikke klar, når varenummeret er oprettet

Hvis I vil bruge en digital medarbejder til produktdata, skal I derfor ikke begynde med beskeden: “Opret de nye varer.” Begynd med at beslutte, hvad en salgsklar vare er hos jer. Ellers får I hurtigere oprettelse uden sikkerhed for, at produktet faktisk kan sælges på den aftalte kanal.

Det arbejde findes allerede i virksomheder med mange varer. I en aktuel annonce søger Matas Group en Product Onboarding Specialist til blandt andet produktoprettelse, manglende data, billeder og dokumentation samt deadlines på tværs af systemer og teams. Stadsing beskriver et beslægtet arbejde med PIM, leverandørdata, complianceoplysninger og integrationer.

Annoncerne fortæller ikke, at arbejdet bør automatiseres. De viser, hvorfor opgaven ikke slutter ved ét felt i ét system.

Beskriv den vare, I faktisk vil kunne lancere

Før I giver adgang til produktdata, skal I kunne pege på det sted, hvor arbejdet begynder, og det sted, hvor I vil kalde det færdigt.

Tag en ny håndcreme som eksempel. Arbejdet kan begynde, når leverandøren har sendt sit vareark og de første billeder. Det kan slutte, når varen er oprettet i ERP og PIM, de krævede billeder og oplysninger er på plads, konflikter er afgjort, og produktet vises korrekt i webshoppen. Hvis butikkerne eller en markedsplads har andre krav, er det et andet slutpunkt.

Skriv kravene for én varetype og én kanal. En enkel definition kan være:

• De obligatoriske felter er udfyldt fra en godkendt kilde.
• Billederne har det aftalte format og tilhører den rigtige variant.
• Krævet dokumentation kan findes og knyttes til varen.
• Kendte uoverensstemmelser er afgjort af den rette person.
• Varen kan ses på den kanal, hvor den skal sælges.

Så kan I måle andet end antallet af oprettede varenumre. I kan se, hvor mange varer der reelt er klar, hvad der mangler, og hvem der skal træffe den næste beslutning.

Aftal, hvilken kilde der vinder, før oplysningerne er uenige

Produktdata bliver først besværlige, når to tilsyneladende troværdige kilder siger noget forskelligt. Leverandørens regneark har ét mål, den seneste mail et andet, og PIM-systemet indeholder værdien fra sidste sæson.

I bør derfor beslutte, hvilke kilder der styrer hvilke oplysninger. ERP kan eje varenummer og indkøbsdata, mens PIM ejer den tekst og de egenskaber, der skal ud på kanalerne. Et godkendt dokument kan være kilden til en bestemt produktspecifikation. Det vigtige er ikke at vælge ét system til alt, men at gøre det klart, hvor svaret skal komme fra.

Den digitale medarbejder kan sammenligne kilderne og vise konflikten. Den bør ikke gætte, om leverandørens nyeste fil er mere rigtig end en godkendt registrering. Hvis målet på håndcremen er forskelligt, skal den vise begge værdier, deres kilder og hvilken afgørelse der mangler.

Den samme skelnen er central i kvalitetssikring af data med en digital medarbejder: Den gentagne kontrol kan samles ét sted, mens den faglige vurdering bliver hos den person, der ejer oplysningen.

Giv handlemuligheder efter typen af mangel

Ikke alle mangler kræver det samme svar. Et billede med forkert filformat er noget andet end en uklar ingrediensoplysning eller en produktpåstand, der ikke er godkendt.

Aftal derfor et lille sæt reaktioner, som passer til jeres vare:

• En ren formatfejl kan markeres og eventuelt rettes automatisk, hvis den oprindelige fil bevares.
• Et manglende obligatorisk felt kan føre til en intern opgave eller et leverandørudkast.
• To modstridende værdier skal stoppe varen og gå til den person, der ejer produktdataene.
• En uklar påstand, dokumentation eller complianceoplysning skal vurderes af et menneske med det faglige ansvar.
• En vare, der ikke kan blive klar til tiden, skal ind i lanceringsplanen som en beslutning — ikke gemmes som en gul celle i et særskilt ark.

Hvis I vil lade den digitale medarbejder sende opfølgning til leverandører, skal modtagere, skabeloner og tilladte oplysninger være aftalt. Begynd eventuelt med, at den skriver kladden og samler bilagene, mens et menneske sender. Så kan I se, om spørgsmålene er præcise, før de forlader organisationen.

En aktuel stilling hos Bloomingville forbinder netop masterdata med dokumentation, sporbarhed, lovkrav og internationale leverandører. Det understreger, hvorfor “feltet er udfyldt” ikke er det samme som “oplysningen er afgjort”.

Før status tilbage til den plan, der styrer lanceringen

En opfølgningsliste hjælper kun, hvis den bliver brugt dér, hvor nogen prioriterer lanceringen. Hvis produktdataholdet har sin egen grønne rapport, mens webshoppen stadig venter på billeder, har I bare flyttet uklarheden.

For håndcremen bør status vise, hvilke krav der er opfyldt, hvilke der mangler, hvilken kilde der er kontrolleret, og hvem der ejer næste handling. Når en leverandør sender et nyt billede, skal varen kontrolleres igen. Når produktansvarlig afgør den korrekte måleenhed, skal beslutningen tilbage i den styrende kilde — ikke kun stå i en mail.

Beslut også, hvem der må udsætte eller frigive en vare. Den digitale medarbejder kan gøre konsekvensen synlig: “Uden godkendt billede bliver varen ikke klar til webshoppen fredag.” Den kommercielle eller faglige ejer beslutter, om lanceringen flyttes, om kanalen udgår, eller om en anden godkendt løsning er mulig.

Begynd med én varetype og én kanal

Det første forsøg bør være lille nok til, at I kan gennemgå hver afvigelse, men stort nok til at vise hele arbejdet fra leverandørmateriale til salgsklar vare.

Vælg for eksempel ti nye produkter i samme kategori til webshoppen. Giv læseadgang til de nødvendige kilder, lad den digitale medarbejder lave interne kladder og markeringer, og aftal på forhånd, hvem der afgør konflikter. Sammenlign derefter dens status med det, produktdataholdet faktisk skulle gøre for at få varerne ud.

Mål ikke kun hastighed. Se også efter varer, der blev kaldt klar med en mangel, falske alarmer, konflikter som ingen ejede, og oplysninger der blev rettet ét sted men ikke ført tilbage til kilden.

Et forsøg er først nyttigt, når det har en vej ind i hverdagen. Brokk & Sindre beskriver i Fra AI-pilotprojekt til drift, hvorfor ejer, beslutningspunkter og forbindelse til den almindelige drift skal være på plads fra begyndelsen.

Når det første forløb virker, kan I åbne for flere varetyper, flere kanaler eller mere selvstændig opfølgning. Men behold den samme enkle prøve: Kan I se, hvad der mangler, hvem der skal afgøre det, og om varen faktisk er klar dér, hvor kunden møder den?

Et varenummer er begyndelsen på produktdataarbejdet. En salgsklar vare er resultatet. Hvis I vil indføre en digital medarbejder mellem de to, skal I først gøre forskellen tydelig.