Når kursusdatoen flytter, skal hele forløbet flytte med
Underviseren melder afbud, og et kursusmodul bliver flyttet to uger. Den nye dato står i kursussystemet. Men kursisten har stadig den gamle invitation, lokalet er ikke booket, og afdelingen har sat kursisten på vagt.
Ingen af fejlene er store hver for sig. Tilsammen kan de koste en kursusdag og skubbe resten af uddannelsen.
Hvis I vil bruge en digital medarbejder til kursusadministration, er det for smalt at bede den ændre datoen i kalenderen. Beslut først, hvad ændringen betyder i hele forløbet: Hvem skal have besked? Hvilke planer skal kontrolleres? Hvilke svar skal tilbage i systemet? Og hvornår er ændringen gennemført?
Kortlæg alle de steder, hvor datoen lever
Begynd med at følge én kursusdato gennem jeres egen organisation. Den kan stå i kursussystemet, deltagerlisten, invitationen, underviserens kalender, lokaleoversigten og afdelingens vagtplan. Hvis den digitale medarbejder kun kan se nogle af stederne, skal I vide præcis hvilke.
For det flyttede modul kan kontrollen se sådan ud:
- Find det berørte hold og den godkendte kursusplan.
- Sammenlign den gamle og den nye dato.
- Find kursister, undervisere, lokaler og afdelinger, som ændringen rammer.
- Saml de steder, der stadig har den gamle dato, før nogen sender en ny invitation.
Når I kortlægger datoen, skal I se bredere end kursussystemet. Et aktuelt opslag fra Center for HR & Uddannelse i Region Hovedstaden forbinder kursus- og deltagerdata med lokaler, undervisere, support og fælles postkasser. Region Syddanmarks opslag om administration af sundhedsuddannelser forbinder tilmelding og information til afdelinger med undervisere, honorarer, budget og fakturaer.
Regionerne søger mennesker til stillingerne, ikke digitale medarbejdere. Men annoncerne viser, hvor mange steder en kursusændring skal hænge sammen. Beskriv den sammenhæng, før I giver opgaven til en digital kursuskoordinator.
Aftal, hvilke ændringer den må gennemføre
Når den nye dato er fundet, kommer det næste valg: Skal den digitale medarbejder kun gøre opmærksom på ændringen, eller må den også rette systemet og sende nye invitationer?
I kan begynde med at lade medarbejderen finde de berørte deltagere, kontrollere systemerne og skrive en ændringsbesked med gammel dato, ny dato, modul og svarfrist. Et menneske kan godkende den.
Gør ikke godkendelsen permanent, hvis de normale ændringer er entydige. Når medarbejderen rammer de rigtige modtagere og bruger den godkendte kursusplan, kan den få lov til at gennemføre almindelige flytninger selv. Beskriv i stedet, hvornår den skal stoppe.
I eksemplet ligger den nye kursusdag oven i en planlagt vagt. Den digitale medarbejder kan opdage sammenfaldet og lægge mulighederne frem. Men afdelingen skal beslutte, om vagten kan flyttes. Hvis kursisten i stedet skal på et senere hold, skal den uddannelsesfaglige ansvarlige afgøre, om det passer med næste modul og uddannelsens regler.
DTU beskriver i et aktuelt opslag, hvordan uddannelsesadministration blander faste årshjulsopgaver med studieordninger, opfølgning og uforudsete ændringer. Den digitale medarbejder kan finde sammenstødet. Aftal på forhånd, hvem der må ændre bemandingen eller det faglige forløb.
Sørg for, at svarene kommer tilbage
En ny invitation løser ikke opgaven, hvis afdelingens svar bliver liggende i en fælles postkasse.
Beslut derfor, hvor svaret skal lande, hvem der følger fristen, og hvad et almindeligt ja må udløse. Hvis afdelingen bekræfter, at vagten er flyttet, kan den digitale medarbejder opdatere kursistens status, sende den endelige invitation og kontrollere, at underviser og lokale fortsat er på plads.
Hvis ingen fører svaret tilbage, kan kursussystemet stadig vise kursisten som uafklaret. Imens kan pladsen blive givet til en fra ventelisten. Alle har svaret på deres del, men kursusændringen er stadig ikke samlet.
Lav også en tydelig vej for svar, der ikke hører hjemme i den almindelige administration. Sygdom, trivsel og andre personlige forhold skal til den kursusansvarlige. Den digitale medarbejder skal ikke gætte på årsagen eller kopiere følsomme oplysninger ind i kursusnoter, hvor flere kan læse med.
Beslut, hvornår kursusændringen er færdig
Det er fristende at afslutte opgaven, når kursisten møder. Men fremmødet skal stadig registreres, og underviserens honorar eller lokaleudgiften kan mangle en godkendelse.
Beskriv derfor afslutningen lige så konkret som starten. For det flyttede modul kan den være:
- Kursisten og afdelingen har modtaget og bekræftet den nye dato.
- Underviseren og lokalet er booket.
- Eventuelle konflikter er afgjort af den rette person.
- Fremmødet er registreret efter kursusdagen.
- Honoraret og andre udgifter er sendt videre til den normale økonomigang.
Brug den digitale medarbejder til at kontrollere deltagerlisten mod tilmeldingen, markere manglende registrering og bede om det, der mangler. Ved fravær skal den sende dato, modul og de registrerede oplysninger til den faglige ansvarlige. Den skal ikke selv afgøre, om kursisten må fortsætte.
Opgaven minder om onboarding med en digital medarbejder, fordi kursisten skal have den rigtige information og en tydelig begyndelse. Forskellen er, at kursuskoordineringen fortsætter gennem flere moduler og skal kunne tåle, at planen ændrer sig undervejs.
Begynd med den ændring, der plejer at skabe flest mails
I behøver ikke åbne alle uddannelser fra første dag. Vælg ét forløb, hvor en flyttet dato normalt sætter mange beskeder i gang.
Gå ændringen igennem med den person, der ejer kurset. Vis medarbejderen den godkendte kursusplan, deltagerlisten, postkassen og de steder, hvor undervisere og lokaler bookes. Aftal derefter:
- hvad der starter opgaven;
- hvilke normale ændringer den må gennemføre;
- hvilke konflikter der kræver et menneske;
- og hvilke registreringer der viser, at ændringen er fulgt til dørs.
Lad den først finde forskellene og klargøre ændringen. Når I kan se, at den bruger svarene rigtigt og holder de aftalte systemer samlet, kan den få mere ansvar. Det første forsøg er et sted at lære rollen at kende, ikke et loft over, hvor meget af kursusadministrationen den senere kan varetage.
En kursusdato er ikke flyttet, bare fordi den står rigtigt ét sted. Den er flyttet, når kursisten kan møde, afdelingen har planlagt vagten, underviseren og lokalet er på plads, og det gennemførte modul kan ses bagefter.
Ellers har I ikke flyttet et kursus. I har bare flyttet datoen.