Når en kollega stopper, skal arbejdet videre

Hvis I vil bruge en digital medarbejder til at holde styr på fratrædelser, skal I derfor aftale to resultater: Den tidligere kollega skal ikke længere kunne komme ind, og arbejdet skal kunne fortsætte uden hende. Det kræver forskellige handlinger. At lukke adgangen er ikke det samme som at slette alt.

Aftal præcis, hvornår adgangen skal ophøre

Begynd med en bekræftet besked fra den, der har ansvar for ansættelsen, og et præcist tidspunkt for adgangslukningen. “Hun stopper på fredag” er ikke nok til at vælge, om kontoen skal lukkes klokken otte om morgenen eller efter sidste arbejdsopgave.

For kollegaen i eksemplet kan den bekræftede besked sige fredag klokken 16. Personaleafdelingen, ofte kaldet HR, skal bekræfte tidspunktet. Lederen skal så sørge for, at kundesagerne bliver overdraget inden da. Hvis hun bliver fritstillet, kan tidspunktet være et andet. En manglende overdragelse må ikke på egen hånd flytte den aftalte lukning. Den digitale medarbejder skal følge den bekræftede beslutning, ikke udlede den af et afskedsmøde i kalenderen.

Brug også medarbejdernummeret eller en anden sikker identifikation til at finde de rigtige konti. Et navn alene kan ramme forkert, især hvis kollegaen har skiftet efternavn eller har flere konti. Hvis beskederne er uenige om person eller tidspunkt, skal HR eller lederen afklare det, før der lukkes noget. Aftal en direkte vej til IT, hvis en hastende lukning ikke kan vente på den almindelige opfølgning.

Find både kontiene og det arbejde, der hænger på dem

Gå kontooversigten igennem sammen med IT og lederen, før I sætter opgaven i gang. Et fælles login kan give adgang til mange systemer, men en særskilt leverandørkonto kan ligge udenfor. Den forsvinder ikke nødvendigvis, når mailkontoen lukkes.

For fredagens fratrædelse skal oversigten derfor forbinde den konkrete person med hendes konti, udstyr og åbne opgaver. Aftal, hvor oplysningerne kommer fra, og hvem der bekræfter, at listen dækker de systemer, I vil have med. Lad nye fund blive føjet til sagen, så en glemt konto ikke blot nævnes i en mail og forsvinder igen.

Den slags opgaver bliver også efterspurgt i Norva24s aktuelle IT-supportannonce, som samler adgangsadministration, udstyr, dokumentation og samarbejde mellem lokale brugere og koncernens IT. Når I afgrænser fratrædelsesarbejdet, skal I tilsvarende tage højde for, at konti og udstyr kan høre til hos forskellige ansvarlige.

Den digitale medarbejder behøver ikke læse hele personalesagen eller postkassen for at holde styr på lukningen. Konto, system, aftalt handling, ansvarlig og status kan være nok. De tre kundesager skal findes i det system, hvor I normalt følger arbejdet, og lederen skal vælge, hvem der overtager dem.

Luk adgangen uden at slette overdragelsen

Beslut hver for sig, hvad der skal spærres, hvad der skal bevares, og hvad andre må overtage. Ellers kan et hurtigt forsøg på at rydde op gøre mandagens arbejde vanskeligere.

Microsofts vejledning om medarbejdere, der forlader organisationen skelner netop mellem at forhindre login, bevare indhold, give andre adgang, fjerne licenser og slette kontoen. Lad IT vælge fremgangsmåden ud fra jeres systemer og regler; den samme fremgangsmåde gælder ikke automatisk hos leverandøren.

I eksemplet bør lederen få de tre kundesager overdraget til en navngiven kollega. Det kræver ikke i sig selv, at denne kollega får adgang til hele den tidligere medarbejders postkasse. Hvis mail eller filer skal bevares, deles eller videresendes, skal de ansvarlige vælge formål, omfang og periode efter jeres regler. Sletning og fjernsletning af udstyr skal også have deres egen beslutning.

I kan give den digitale medarbejder lov til at udføre almindelige lukketrin, når den rigtige person, tidspunktet og kontiene er bekræftet, og IT har afprøvet metoden. Den behøver ikke spørge igen om hvert allerede aftalt trin. Men en tilladelse til at spærre et login må ikke blive til en tilladelse til at slette filer eller give en anden person bredere adgang.

Giv den en særskilt, begrænset systemadgang til netop de handlinger. Vores artikel om adgangsstyring uddyber, hvorfor den digitale medarbejder ikke bør arve en menneskelig administrators fulde rettigheder. Særlige administratorkonti og uklare fund skal til den systemansvarlige.

Kontrollér lukningen og lad næste kollega prøve overtagelsen

Kræv en kontrol af resultatet efter hvert aftalt lukketrin, ikke kun en besked om, at handlingen er sendt. IT skal på forhånd vælge, hvordan I kan se, at spærringen er slået igennem, og om allerede åbne forbindelser også er afsluttet. En ændret indstilling er ikke altid det samme som øjeblikkeligt ophør af adgang.

Hvis leverandørkontoen kun kan lukkes af leverandøren, skal sagen blive stående åben hos en navngiven ansvarlig, indtil lukningen er bekræftet. Den digitale medarbejder kan følge op på den interne ejer eller sende en aftalt anmodning, hvis I har givet den lov. Den må ikke kalde kontoen lukket, fordi nogen har bedt om det.

Kontrollér overdragelsen lige så konkret. Kan den nye ansvarlige åbne de tre kundesager, se næste handling og fortsætte arbejdet med sine egne rettigheder? Hvis ikke, er der stadig noget at ordne, selv om den tidligere kollegas adgang er væk.

Gem resultatet i jeres normale fratrædelsessag: Hvilke adgange er lukket og kontrolleret, hvilke sager er overtaget, og hvad mangler stadig hos hvem? Udstyr, der endnu ikke er afleveret, må gerne være en separat åben opgave. Det må bare ikke skjules af et samlet flueben med “færdig”.

Prøv én almindelig fratrædelse, før I giver flere rettigheder

Vælg et forløb i én afdeling, hvor HR, leder og IT kender systemerne. Lad først den digitale medarbejder samle oplysninger og følge op, mens IT udfører lukningen. Sammenlign dens oversigt med det, de ansvarlige faktisk gjorde: Fandt den leverandørkontoen? Opdagede den de åbne sager? Blev manglerne afklaret i tide?

Afprøv selve lukketrinene på testkonti, før I lader den udføre dem på rigtige medarbejdere. Afprøv også, hvad der sker, når slutdatoen ændres, eller en konto ikke sikkert kan forbindes med den person, der stopper. De tilfælde skal føre til afklaring, ikke til et gæt.

Giv forsøget en ejer, som kan ændre arbejdsgangen og beslutte næste skridt. Det er pointen i Et AI-forsøg skal have en vej ind i driften. Når oplysninger, lukning og overtagelse fungerer sammen, kan I udvide til flere afdelinger og flere aftalte handlinger.

Fredag skal den tidligere kollega kunne afslutte sit arbejde ordentligt. Mandag skal den næste kunne tage fat. Det er de to ender af samme opgave, som I skal holde sammen på.