Find den manglende reservedel, før I bestiller en ny

Hvis I vil bruge en digital medarbejder til at hjælpe med reservedelslageret, er det et godt sted at begynde. Giv den opgaven med at undersøge forskellen og følge den til en afklaring. Ikke bare at sende en besked, når et tal bliver lavt.

Det kræver, at I forbinder lagerets registreringer med det, teknikerne faktisk finder. Ellers risikerer I både at købe dele, som allerede ligger et andet sted, og at stole på dele, som kun findes i systemet.

Vælg de dele, hvor en mangel faktisk standser arbejdet

Begynd med at spørge teknikere og lageransvarlig, hvilke reservedele der er sværest at undvære, og hvilke fejl de bruger tid på at undersøge.

Arbejdet er ikke kun at holde styr på antal. I Danish Crowns annonce om en teknisk lageransvarlig hænger registrering af dele og lagerpladser sammen med at hjælpe teknikere med at finde de rigtige dele, følge beholdningen og koordinere med indkøb. Virksomheden nævner SAP, et system til blandt andet lager- og indkøbsoplysninger. Indkøbsafdelingen står for den faktiske bestilling.

Annoncen beskriver et menneskeligt arbejde, ikke brug af en digital medarbejder. Brug den samme opdeling hos jer: Lad undersøgelsen af lageroplysningerne støtte dem, der finder, vurderer og køber delene.

Vælg for eksempel en lille gruppe reservedele til én maskine. Aftal, at arbejdet begynder, når en tekniker melder en tom hylde, eller en optælling ikke passer med registreringen. Den digitale medarbejder får ansvar for undersøgelsen og opfølgningen. Et menneske skal fortsat kunne bekræfte, hvad der ligger på hylden, og om det kan bruges.

Sammenlign beholdningen på samme tidspunkt

Før I retter de to lejer til nul, skal I undersøge, hvad der er sket siden den seneste registrering.

Måske tog en tekniker delene ud tidligt om morgenen, og udtaget mangler endnu at blive registreret. Måske blev de flyttet til en anden lagerplads. En optælling klokken ni og en lagerliste fra klokken seks kan begge være korrekte, uden at tallene er ens.

Giv derfor adgang til mere end den aktuelle beholdning. Undersøgelsen har også brug for de seneste modtagelser, udtag, flytninger og reservationer — altså dele, der allerede er lagt til side til et bestemt arbejde. Åbne bestillinger kan vise, at erstatningen er på vej, men ikke at den ligger på lageret.

Aftal, hvordan en fysisk optælling bliver meldt tilbage: varenummer, lagerplads, antal og tidspunkt. Hvis delene ligger i kasser, skal det også fremgå, om tallet betyder kasser eller enkelte dele. Den slags forskelle kan ikke løses ved at formulere en bedre statusbesked.

Når oplysningerne modsiger hinanden, bør I vise begge og deres tidspunkter. Som vi beskriver i artiklen om at gøre produktdata klar, skal det være tydeligt, hvilken kilde der styrer den enkelte oplysning. Her fortæller registreringen, hvad der er bogført, mens optællingen fortæller, hvad der faktisk blev fundet.

Aftal, hvornår en lagerrettelse er begrundet

I kan godt give den digitale medarbejder frihed til at samle registreringer, bede en kollega om at tælle efter og følge op, hvis svaret mangler.

Det er noget andet end at give den lov til at rette beholdningen. Beslut, hvad der skal være dokumenteret før en rettelse, og hvem der godkender den. Ved de to manglende lejer kan undersøgelsen ende med et registreret udtag, der forklarer forskellen. Den kan også ende med en bekræftet tom hylde uden nogen forklaring. De to resultater skal ikke behandles ens.

Begynd eventuelt med rettelsesforslag, som lageransvarlig tager stilling til. Når I har set, hvilke fejl der går igen, kan entydige, godkendte rettelser få lov at blive skrevet direkte i lagersystemet. Bevar den oprindelige værdi og begrundelsen, så en forkert rettelse kan findes igen.

Hvis lejerne stadig ikke kan findes, skal lageransvarlig tage stilling til forskellen. Behold “årsag ukendt”, indtil I ved mere; et krav om at udfylde feltet må ikke blive til en opdigtet forklaring.

Skil behovet for en del fra beslutningen om at købe

Når I ved, at lejet mangler, skal en tekniker afgøre, hvilken del maskinen faktisk kan bruge, og hvor længe reparationen kan vente.

Et næsten identisk varenummer er ikke i sig selv en godkendt erstatning. Lad teknisk ansvarlig afgøre alternativer og holde den godkendte oplysning tilgængelig for lager og indkøb. Det samme gælder beslutningen om at flytte en del fra en anden maskines planlagte vedligeholdelse.

Den digitale medarbejder kan samle varenummer, godkendte alternativer, behovsdato, lagerundersøgelsen og eventuelle åbne bestillinger. Så får indkøb et brugbart grundlag frem for en besked om, at “det haster”. Aftal særskilt, om medarbejderen må indhente tilbud eller sende en bestilling, og inden for hvilke beløb og aftaler.

Er maskinen allerede stoppet, bør undersøgelsen ikke holde reparationen tilbage. Aftal, hvem der kan godkende et hasteindkøb, mens lagerforskellen undersøges, og få beslutningen med i sagen. Ellers kan den almindelige opfølgning udløse endnu en bestilling på det samme leje.

Hvis samme leje mangler igen, er næste spørgsmål ikke nødvendigvis endnu en hasteordre. Måske skal I ændre, hvor mange I holder på lager, eller hvordan udtag bliver registreret. Lad den ansvarlige se de gentagne tilfælde sammen med forbrug og leveringstid, før I ændrer den faste beholdning.

Før forklaringen tilbage til lageret

Aftal, hvor sagen afsluttes, så den næste tekniker ikke møder den samme tomme hylde og det samme forkerte tal.

Hvis et manglende udtag forklarer forskellen, skal det registreres det rigtige sted. Hvis delene er flyttet, skal lagerpladsen være rettet. Hvis lejet skal købes, skal behovet hænge sammen med den bestilling, der dækker det. En note i en særskilt chat gør ingen af delene.

Skil også mellem en afklaret lagerforskel og en del, der er klar til brug. I kan vide præcis, hvorfor lejet mangler, længe før det nye er modtaget. Vis den forskel i den sag, lager, teknik og indkøb allerede bruger: Hvad er forklaret? Hvad mangler stadig? Hvem gør hvad, og hvornår?

Afprøv både de rigtige og de forkerte lagertal

Vælg et første forsøg, hvor lageransvarlig kan kontrollere hver undersøgelse, og teknikere kan melde de faktiske fund tilbage.

Tag både en forklaret forskel, en flyttet del og en reel mangel med. Tag også en sag, hvor systemet er korrekt, så I opdager, hvis den digitale medarbejder skaber unødige optællinger. Se på, hvor hurtigt forskellene bliver afklaret, om rettelserne er rigtige, og om indkøb får dublerede behov.

Udpeg fra begyndelsen den person, der kan ændre arbejdsgangen efter forsøget. Brokk & Sindre uddyber i Et AI-forsøg skal have en vej ind i driften, hvorfor den beslutning ikke bør vente, til demonstrationen er overstået.

Når undersøgelsen fungerer for den første gruppe dele, kan I udvide til flere lagre eller mere selvstændig opfølgning. Behold forbindelsen til dem, der tæller, vurderer og bestiller. Det er den, der gør hjælpen nyttig, når teknikeren står ved en tom hylde.