Et certifikat i mappen er ikke nok
Forestil jer, at I sælger arbejdshandsker. En leverandør sender et nyt certifikat, og en medarbejder gemmer filen i den rigtige mappe. Umiddelbart ser opgaven færdig ud.
Men filen kan gælde en anden handske. Den kan være udløbet. Eller den kan være et dokument, der ser officielt ud, uden at være det bevis, I faktisk har brug for.
Det er derfor ikke nok, at dokumentet findes. I skal også kunne svare på tre enkle spørgsmål:
- Gælder det den rigtige vare?
- Gælder det stadig?
- Hvem har sagt god for det?
Det er netop den slags løbende kontrol, en digital medarbejder kan hjælpe med. Den kan holde øje med nye filer, datoer og forskelle. Men I skal først beslutte, hvad den skal kontrollere, og hvornår et menneske skal tage over.
Start med den vare, I faktisk sælger
To handsker kan have næsten samme navn og alligevel være forskellige produkter. Derfor bør den digitale medarbejder ikke godkende et dokument alene, fordi produktnavnet ligner det rigtige.
Den skal have nogle faste holdepunkter. Det kan for eksempel være leverandørens varenummer, jeres eget varenummer og navnet på producenten. Hvis de oplysninger passer sammen, kan dokumentet gå videre. Hvis de ikke gør, skal sagen undersøges.
Lad os sige, at certifikatet nævner model 42, mens jeres vare hedder model 24. Det kan være en simpel forklaring: Måske bruger leverandøren og I hvert sit nummer for den samme handske. Men den digitale medarbejder må ikke gætte. Den skal vise forskellen og bede den ansvarlige om at afgøre, om dokumentet hører til varen.
En aktuel jobannonce fra OX-ON viser, at arbejdet netop består af at følge op på leverandørernes dokumenter, holde øje med udløbsdatoer og sørge for, at oplysningerne om produkterne er opdaterede. Annoncen fortæller ikke, at arbejdet skal udføres af en digital medarbejder. Den viser, at opgaven findes og kræver løbende opmærksomhed.
Lad medarbejderen finde problemerne — ikke afgøre loven
En digital medarbejder kan læse det nye dokument og sammenligne det med det gamle. Den kan se, om datoen er overskredet, om varenummeret har ændret sig, eller om der mangler en side. Den kan også samle de berørte varer i én sag, så et menneske ikke skal lede flere steder.
Men den skal ikke selv afgøre, om et nyt dokument er juridisk godt nok.
EU-Kommissionens vejledning om CE-mærkning forklarer blandt andet, at et dokument med ordet “certificate” ikke nødvendigvis er det bevis, virksomheden har brug for. Det afgørende er, hvilke regler der gælder for produktet, og om den rigtige dokumentation er på plads.
Den vurdering skal derfor have en navngiven ejer. Det kan være den produktansvarlige eller en kollega med ansvar for regler og dokumentation. Den digitale medarbejders opgave er at gøre spørgsmålet let at besvare:
Det nye dokument nævner model 42. Vores vare er registreret som model 24. Gælder dokumentet denne vare?
Det er bedre end en løs besked om, at “der måske er et problem med certifikatet”.
Aftal, hvad der sker, mens I venter på svar
Et fund er ikke meget værd, hvis ingen ved, hvad der skal ske bagefter.
Ved en ny vare kan reglen være enkel: Varen må ikke sættes til salg, før dokumentet er godkendt. Ved en vare, I allerede sælger, kan valget være sværere. Skal nye indkøb sættes på pause? Skal varen fjernes fra webshoppen? Eller kan salget fortsætte, mens en mindre fejl bliver rettet?
Det valg skal I tage på forhånd for de mest almindelige situationer. Den digitale medarbejder kan så udføre de ufarlige dele: oprette sagen, finde de berørte varer, minde den ansvarlige om fristen og skrive et udkast til leverandøren.
Handlinger med store konsekvenser bør vente på et menneske. Det gælder for eksempel at stoppe salget eller meddele en leverandør, at deres dokumentation ikke opfylder reglerne. Som Brokk & Sindre beskriver i AI skal ikke være fejlfri. Fejl skal kunne rulles tilbage, kan en digital medarbejder få mere frihed til handlinger, der let kan gøres om, end til beslutninger, som er svære at trække tilbage.
Sagen er først færdig, når varen har den rigtige status
Når den ansvarlige har svaret, skal afgørelsen tilbage til de steder, hvor varen bruges.
Hvis model 42 faktisk er leverandørens navn for jeres model 24, skal den forbindelse gemmes sammen med vareoplysningerne. Det nye dokument skal knyttes til varen, og datoen for næste kontrol skal registreres. Hvis varen ikke må sælges, skal webshop, indkøb og salg have samme besked.
Ellers ender I med en korrekt kommentar i en sag, mens resten af virksomheden fortsætter med de gamle oplysninger.
Den tidligere artikel om, at produktet ikke er klar, når varenummeret er oprettet, handler om at få en ny vare klar til salg. Denne opgave kommer bagefter: at sikre, at dokumenterne stadig passer til varen, efter at den er kommet i sortimentet.
Begynd med én slags vare
Start ikke med hele varekataloget. Vælg for eksempel én type handske og én type dokument.
Lad først den digitale medarbejder gøre tre ting:
- finde dokumenter, der snart udløber
- sammenligne varenummer og dato med jeres egne oplysninger
- oprette en tydelig sag, når noget ikke passer
Se derefter på, om den finder de rigtige problemer, og om spørgsmålene er lette for den ansvarlige at besvare. Først når det fungerer, bør den få lov til at opdatere oplysninger eller sætte andre handlinger i gang.
Målet er ikke at få flere certifikater ind i en mappe. Målet er at vide, hvilke varer I kan sælge på hvilket grundlag — og at opdage det i tide, når grundlaget ikke længere holder.